Când planificați o petrecere, ar trebui să vă asigurați că toți potențialii dvs. invitați primesc invitația la momentul potrivit. Dacă trimiteți invitațiile prea devreme, este posibil să fie uitate. Dacă trimiteți invitațiile prea târziu, invitații dvs. s-ar putea să aibă deja altceva planificat.
Deci, de unde știi exact când să trimiți o invitație la petrecere? Când este prea devreme și când este prea târziu? Răspunsul depinde de o varietate de factori diferiți. De exemplu, pentru ce fel de ocazie este petrecerea și dacă este o afacere formală sau ocazională.
În acest ghid, vă vom explica cum să trimiteți corect invitațiile la petrecere, pentru cea mai bună șansă de participare. Vom discuta cel mai bun moment pentru a trimite invitații pentru o serie de petreceri diferite, de la petreceri de naștere pentru copii la petreceri de logodnă și cine formale.
Cum să planificați corect invitațiile la petrecere
Dacă trimiți invitațiile la petrecere fără a le oferi oaspeților o atenție suficientă, riscați o rată scăzută de prezență. Este posibil ca invitații dvs. să fi luat deja alte angajamente, cum ar fi munca, o vacanță sau o altă petrecere. Acest lucru este mai ales probabil dacă petrecerea ta are loc într-o perioadă aglomerată a anului (cum ar fi Crăciunul sau vacanța de vară la școală).
Chiar dacă invitații dvs. sunt liberi în ziua în cauză, neanunțarea petrecerii cu suficient timp înainte, poate însemna că nu au suficient timp să se pregătească, pentru situații cum ar fi găsirea unei persoane pentru îngrijirea copiilor, aranjarea transportului sau pregătirea unei ținute. Rezultatul? Ei pot răspunde „nu”, pur și simplu pentru a evita necazul de ultim moment.
Ai putea fi tentat să-ți trimiți invitațiile cu luni înainte, în încercarea de a combate acest lucru. Dar trimiterea invitațiilor prea devreme poate fi la fel de periculos! Dacă îi înștiințați cu prea mult timp înainte, ei s-ar putea să nu fie dispuși să se angajeze la ceva atât de mult în avans. Sau pot uita cu totul de petrecere.
Cheia este să găsiți „momentul favorabil”. Cu toate acestea, acest moment poate diferi foarte mult de la o petrecere la alta. Depinde de:
- Ce fel de ocazie sărbătorești
- Vârsta invitaților
- Formalitatea/tonul evenimentului
- În ce perioadă a anului are loc
- Cât timp vor avea nevoie oaspeții tăi pentru pregătire. Vor trebui să poarte costumații, să călătorească de departe sau să aducă un cadou? Dacă da, vor avea nevoie de mai multă atenție.
De asemenea, ar trebui să aveți o idee despre cât de important este numărul final de persoane. De exemplu, pentru o „petrecere în casă” obișnuită, este posibil să aveți nevoie doar de o idee aproximativă a numărului de oaspeți. Dar pentru o cină formală, va trebui să știi exact cine participă – ceea ce înseamnă că ar trebui să trimiți invitațiile mai devreme, oferindu-le invitaților mai mult timp să răspundă.
Când ar trebui să trimit invitațiile la petrecere?
Cât de devreme să trimiți invitațiile la petrecere depinde de tipul de petrecere pe care o găzduiești. Să aruncăm o privire la unele dintre cele mai comune tipuri de petreceri și să discutăm despre „perioada de invitație” potrivită pentru fiecare (și de ce).
Petreceri aniversare pentru copii
Petrecerile de naștere ale copiilor sunt de obicei organizate la sfârșit de săptămână, deși unele pot avea loc în timpul vacanțelor școlare sau după școală în timpul săptămânii. Problema este că toate acestea sunt momente în care părinții plănuiesc de obicei să facă lucruri cu copiii lor, așa că va trebui să primiți invitațiile devreme.
Dar părinții sunt, de asemenea, de înțeles, predispuși să uite – așa că nu trimite invitațiile prea devreme, altfel petrecerea ta poate fi trecută cu vederea. Pentru ziua de naștere a unui copil, trimiteți invitațiile între 3 și 4 săptămâni înainte.
Petreceri aniversare pentru adulți
Pentru o petrecere de naștere a unui adult, puteți respecta, în general, aceleași reguli ca și pentru petrecerile de naștere pentru copii (3-4 săptămâni). Singura excepție este pentru zilele de naștere mai mari și mai importante – cum ar fi o sărbătoare a 50 de ani. Pentru acestea, poate doriți să le trimiteți puțin mai devreme – trimiteți invitațiile cu 6-8 săptămâni înainte. Acest lucru se datorează faptului că, pentru sărbători mai mari, probabil că veți invita mai mulți oameni care locuiesc departe și vor trebui să facă aranjamente de călătorie.
Petreceri de sărbători (Crăciun, Revelion)
Petrecerile de sărbători pot fi dificile, pur și simplu pentru că – spre deosebire de petrecerile de naștere – există șanse foarte mari ca alți membri ai familiei tale sau ai grupului extins de prieteni să organizeze o petrecere similară chiar în aceeași zi cu a ta. Asta înseamnă că invitații tăi se pot rezerva înainte ca tu să le poți trimite invitația.
Dacă vă gândiți să organizați o petrecere de Crăciun sau o petrecere de Revelion, trimiteți invitațiile cu 4-8 săptămâni înainte. În felul acesta, poți fi sigur că vei fi primul care anunță.
Petreceri de logodnă
Petrecerile de logodnă sunt de obicei mari, formale, cu mulți prieteni și membri ai familiei extinse invitați să se alăture distracției. Nu sunt la fel de formale ca nunțile, dar nu sunt prea departe. Din acest motiv, invitațiile la petreceri de logodnă sunt de obicei trimise cu cel puțin o lună înainte. Dacă ai o familie care călătorește din afara orașului, va trebui să-ți trimiți invitațiile puțin mai devreme – în mod ideal, 6 până la 8 săptămâni.
Petreceri pentru inaugurarea casei
Petrecerile de inaugurare pot fi formale sau informale, în funcție de gusturile tale personale – și de mulțimea cu care alegi să te înconjori! Dar majoritatea petrecerilor de inaugurare a casei înclină spre partea casual.
Dacă serviți o masă și va trebui să știți exact cine vine, trimiteți invitațiile cu 2-3 săptămâni înainte. Dacă doar serviți gustări și/sau băuturi, un preaviz de 1-2 săptămâni este suficient. Asigurați-vă că nu organizați petrecerea prea curând după mutare – acordați-vă timp să despachetați mai întâi și să puneți casa în ordine.
Petreceri formale
Petrecerile formale includ adesea catering și pot avea loc într-un loc închiriat, mai degrabă decât la domiciliul cuiva. Aceasta poate include, printre altele:
- Petreceri de absolvire
- Petreceri de întoarcere acasă
- Aniversări de nuntă
- Petreceri de botez
- Petreceri la birou
- Petreceri care sărbătoresc un nou loc de muncă sau promovare
- Cocktail-uri
Pentru petreceri formale, va trebui să știți cine vine cu mult timp în avans, deoarece locația și furnizorul dvs. de catering vor avea nevoie de un număr precis al personalului. Trimiteți invitațiile cu 4 până la 6 săptămâni înainte.
Petreceri ocazionale/informale
Pentru petreceri mai puțin formale, puteți scăpa trimițând invitații la petrecere puțin mai târziu. Petrecerile informale pot include „petreceri în casă”, petreceri cu pizza, petreceri de vară la piscină și orice alte întâlniri ocazionale cu prietenii.
Pentru multe întruniri ocazionale, invitațiile pe hârtie nu sunt folosite deloc – ați putea să organizați un eveniment pe Facebook sau să le oferiți invitaților un mesaj sau un apel rapid. Un preaviz de o săptămână este în general bine, mai ales dacă oferiți doar gustări și băuturi pentru oaspeții dvs., mai degrabă decât o masă completă. Dar dacă este deosebit de important ca anumite persoane să participe, poate doriți să vorbiți cu ei puțin mai devreme.
Când ar trebui să fie termenul limită pentru confirmare?
Atunci când trimiteți o invitație la petrecere, nu uitați să includeți o modalitate prin care oaspeții dvs. să răspundă dacă vin sau nu.
De asemenea, puteți include un card de răspuns separat în plic (acest lucru este obișnuit pentru nunți). Pentru ocazii mai ocazionale, puteți include pur și simplu numărul de telefon sau o adresă de e-mail.
Vă recomandăm să stabiliți întotdeauna un termen limită pentru confirmare atunci când trimiteți invitațiile la petrecere. Includeți acest termen limită pe invitația în sine.
Dar când ar trebui să fie termenul limită? În esență, acest lucru depinde de momentul în care aveți nevoie de numărul final de persoane.
Dacă serviți mâncare la petrecerea dvs., furnizorul dvs. de catering va trebui să știe pentru câte mese să pregătească. Probabil că vor cere numărul final de persoane cu 2-3 zile înainte de eveniment. Adăugați încă câteva zile pe deasupra, ca perioadă de grație (în cazul în care unii uită să răspundă și trebuie să îi contactați). Prin urmare, un termen limită adecvat pentru corfirmare ar putea fi cu 1-2 săptămâni înainte de eveniment.
Acest lucru funcționează pentru majoritatea petrecerilor, dar pentru ocazii mai mari și mai formale, poate doriți să faceți acest termen puțin mai devreme. În acest fel, veți avea mai mult timp să vă pregătiți.